Niži troškovi, veća konkurentnost, motivirani i predani zaposlenici te veća dobit - osnovni su ciljevi koje si iz godine u godinu postavlja svaki menadžer. Ostvarenje tih ciljeva uvjetovano je dobrim planom i angažmanom svih uključenih u proces, no ponekad nekoristan rad može demotivirati zaposlenike, a tvrtki donijeti veće troškove. Taj je problem moguće eliminirati promjenom poslovnih procesa, poput prelaska iz papirnatog u ePoslovanje.
- Dok se približavamo kraju ove godine, a prije nego se u domaćim tvrtkama svi ''zatrpaju'' u gomilu papira kako bi početkom iduće godine napravili završni račun, pravo je vrijeme za usvajanje bržeg, efikasnijeg i ekološki prihvatljivijeg načina poslovanja. Prelaskom s papirnatih na eRačune već od 1. siječnja, početkom veljače jasno se vide prve uštede na papiru, toneru i troškovima slanja računa, a zasigurno će se promjene očitovati i kod zaposlenika koji će imati puno više vremena sudjelovati u poslovnim procesima važnijima za tvrtku - ističe Marko Emer, direktor servisa Moj-eRačun, član Upravnog odbora Instituta za ePoslovanje, direktor programa eračun 2016. Instituta za ePoslovanje, te član Hrvatskog tehničkog odbora za eRačun pri Hrvatskom zavodu za norme.
Naime, elektronički račun ili eRačun dokument je istovjetan onome papirnatom, no za razliku od ''uobičajenog'' računa ne zahtjeva ispisivanje, kuvertiranje niti slanje poštom. eRačun se izmjenjuje iz knjigovodstvenog programa prodavača u knjigovodstveni program kupca, ako su programi integrirani sa servisom Moj-eRačun, ili do svoga odredišta stižu sigurnim kanalom servisa.
- Većina ERP sustava na tržištu unutar svojih programskih rješenja nudi mogućnost slanja eRačuna putem servisa Moj-eRačun, no to ne znači da korisnik koji nema taj ERP ne može slati eRačune. Servis Moj-eRačun izradio je aplikaciju, Moj-eRačun PDF printer, putem koje je eRačun postao dostupan svim tvrtkama slali svega deset ili deset tisuća računa mjesečno - pojašnjava Emer.
Proces uvođenja eRačuna u svakodnevno poslovanje zahtjeva samo malo volje jer za tehnički dio procesa, kao i za edukaciju zaposlenika, tu je tehnička služba servisa. Naime, nakon prvog koraka, odnosno registracije na servis i dodjele lozinke za pristup vlastitom korisničkom sučelju servisa, proces slanja i primanja prvog eRačuna odrađuje se uz podršku zaposlenika servisa Moj-eRačun.
- Tu utvrđujemo je li tvrtka korisnik nekog od ERP sustava ili nije kako bismo zaposlenike dalje educirali za slanje eRačuna direktno iz knjigovodstvenog programa, odnosno kako bismo ih uputili na besplatno preuzimanje PDF printera sa stranice www.moj-eracun.hr i osposobili za njegovo korištenje. To je proces koji zajedno obavljamo telefonskim putem, nakon čega tvrtka unosi u adresar e-mail adrese svojih kupaca. Time je stvoren preduvjet za početak slanja, ali i primanja eRačuna - naglašava Emer.
Registracijom i probnim slanjem eRačuna ne staje angažman servisa Moj-eRačun, budući da tehnička služba servisa aktivno sudjeluje u dostavi vaših računa. Naime, za svaki poslani, a nepreuzeti eRačun, iz servisa će kontaktirati primatelje te ih obavijestiti o pristiglom računu. Cijeli tijek, odnosno status eRačuna, tvrtka korisnik može pratiti na svom korisničkom sučelju pa time i u svakom trenutku znati kada je kupac preuzeo eRačun i od kada teče valuta plaćanja.
- Prednost eRačuna nije samo u nižim troškovima slanja, već i u nižim troškovima čuvanja računa jer ne zahtijevaju dodatni prostor, već se čuvaju u eArhivi. To znači da ne morate ''prekopavati'' ormare i registratore kako biste pronašli konkretan račun, nego ga možete pronaći s tri klika mišem. eArhiva omogućuje veću dostupnost i bolju preglednost računa, a ne zauzima mjesto u uredu - pojašnjava direktor servisa Moj-eRačun.
Veća dostupnost i bolja preglednost računa, te niži mjesečni troškovi izrade i slanja, samo su neke od prednosti eRačuna koje tvrtku čine konkurentnijom na tržištu, a kada se tome pridoda i veća efikasnost zaposlenika koji svoje kompetencije više ne moraju trošiti na nekorisni rad, jasno je zašto je i Europska unija prepoznala uvođenje obaveznog eRačuna kao prioritet.
Prema procjenama EU, samo u business-to-business sektoru procijenjena godišnja ušteda, zahvaljujući eRačunu, u Europi će iznosit oko 40 milijardi eura. Dio ovoga ''kolača'' pripast će i hrvatskim tvrtkama koje u sve većem broju prelaze na eRačune pa ih je danas oko 15.000 koje svakodnevno šalju i primaju elektroničke račune.
Kraj godine pravo je vrijeme za promjenu neefikasnih poslovnih procesa i odluku da s 1. siječnja 2016. godine papirnate račune zamijenite eRačunima i time postanete uspješna te društveno odgovorna tvrtka. Registrirajte se već danas na www.moj-eracun.hr i dočekajte novu godinu s novim i efikasnijim poslovnim procesima.
Otvori KEKS Pay
