Večernji List - najnovije vijesti iz Hrvatske, svijeta, sporta, showbiza i lifestyle
Naslovnica Vijesti

Faze projektnog ciklusa koje olakšavaju njegovu provedbu

Svaki projekt prolazi kroz različite faze koje označavaju životni ciklus projekta, a to su: identifikacija, formuliranje, financiranje, provedba i evaluacija
17. lipnja 2013. u 09:42 0 komentara 3174 prikaza
igralište
Foto: pixsell

Pred Vama je završno 10. predavanje Virtualne učionice pisanja EU projekata - fleksibilnog, virtualnog i besplatnog tečaja kako uspješno napisati EU projekt.Kurikulum kao i sva dosad objavljena predavanja i zadaće možete naći klikom na link. Na Facebooku je otvorena grupa za polaznike Virtualne učionice. Na njoj možete postavljati pitanja, komentirati i rješavati zadatke zajedno s drugim polaznicima.

Europska komisija je 1992. godine usvojila pristup upravljanja projektnim ciklusom (eng. Project Cycle Management) kao osnovnu skupinu alata za izradu i upravljanje projektima koji je baziran na pristupu logičke matrice. Ova metodologija koristi se kako bi se dobili jasni i realistični ciljevi projekata i programa te povećale šanse za dugoročne koristi od projekta, ali i kako bi se osigurao doprinos projekata općim ciljevima politika.

Da bi se umanjili rizici u provedbi koji su dio svakog projekta, organizacije koje provode projekt dijele ga u više faza što olakšava samu provedbu. Te faze se nastavljaju jedna na drugu, a svaka ima vlastite aktivnosti i ishode. Svaki projekt prolazi kroz različite faze koje označavaju životni ciklus projekta, a to su: identifikacija, formuliranje, financiranje, provedba i evaluacija.

Faze projektnog ciklusa

Identificiranje razvojnih problema ili mogućnosti, odnosno definiranje projektnih ideja od strane potencijalnih prijavitelja označava prvu fazu projekta – fazu identifikacije. Navedene projektne ideje trebaju biti usklađene sa zadanim prioritetima na sektorskoj ili geografskoj razini. Osim analize usklađenosti, u ovoj fazi odvija se i procjena relevantnosti kroz analizu dionika i analizu problema. U ovoj fazi procjenjuje se hoće li se nastaviti razrada zamišljenog projekta ili će se pokušati pronaći drugačiji način rješavanja problema.

U fazi formuliranja detaljno se razrađuje projekt i definiraju aktivnosti kojima će se postići navedeni rezultati. Također se određuje vremenski raspored aktivnosti, resursi potrebni za njihovu provedbu te se definira proračun. Uz pomoć prethodnih analiza dionika i problema, razvija se logička matrica, zajedno s nužnim pretpostavkama za postizanje rezultata i ciljeva te se definiraju indikatori za procjenu uspjeha projekta. Osim toga, procjenjuje se relevantnost projekta u odnosu na potrebe ciljne skupine, usklađenost sa relevantnim politikama i strategijama te održivost projekta. Krajnji produkt ove faze je razrađen prijavni obrazac.

Financiranje faza u kojoj donator ocjenjuje projekt i odlučuje hoće li ga financirati. Ukoliko je projekt pozitivno ocijenjen, potpisuje se ugovor o financiranju projekta odnosno ugovor o dodjelu bespovratnih sredstava. Činjenica da je ugovor dodijeljen ne znači da su sredstva bespovratno dodijeljena. Ukoliko se sredstva ne utroše namjenski i prema pravilima ugovora, sredstva su itekako povratna.

Kada je projekt odobren za financiranje slijedi provedba aktivnosti u skladu s prethodno potpisanim ugovorom. Za vrijeme provedbe projekta potrebno je ostvariti i pratiti napredak te podnositi izvještaje o poduzetim aktivnostima.

Evaluacija je završna faza u kojoj se ocjenjuje uspješnost projekta. Važan alat u određivanju uspješnosti projekta je logička matrica pomoću koje se uspoređuje što je projektom predviđeno, a što ostvareno. Iako se evaluacija najčešće provodi po završetku projekta, ona se može izvršiti i prije ili za vrijeme provedbe projekta, odnosno moguće ju je provesti u svim fazama projekta.

Završna evaluacija EU projekta

Prioritet svake evaluacije projekta je poticanje promjena i daljnjih poboljšanja te je prema tome cilj završne evaluacije definiranje rezultata ili zaključaka projekta uz davanje preporuka koje se mogu praktično upotrijebiti za modificiranje dizajna i poboljšanje provedbe budućih projekata. Pristup evaluaciji počiva na načelima nepristranosti i neovisnosti procesa evaluacije, vjerodostojnosti evaluatora, sudjelovanja dionika kako bi se njihova mišljenja uzela u obzir te korisnosti preporuka evaluacije. Važno je razlikovati evaluaciju od revizije koja ima naglasak na utvrđivanju poštivanja pravila i zakona te učinkovitosti trošenja sredstava projekta.

Izvođenje evaluacije obuhvaća tri osnovna stadija. U prvom stadiju nositelj projekta definira opis poslova, odnosno sadržaj i opseg (eng. Terms of Reference, u daljnjem tekstu ToR). U sljedećoj fazi evaluator prikuplja primarne i sekundarne podatke, analizira projektu dokumentaciju i izvještaje, razmatra adekvatnu literaturu (studije, strateške dokumente) te provodi razgovore s ključnim dionicima projekta. U trećem stadiju evaluator elaborira nacrt izvještaja sukladno ToR-u, koji se potom prezentira naručitelju evaluacije čiji će se komentari uključiti u finalan prikaz evaluacijskog izvještaja.

U opisu poslova odnosno ToR-u određuju se sadržaj, opseg i ciljevi evaluacije. Taj dokument mora sadržavati evaluacijska pitanja odnosno evaluacijske kriterije. Osim toga, u njemu se pojašnjava radni i vremenski plan za prikupljanje podataka, pisanje i dostavljanje nacrta finalnog izvještaja te se indicira metodologija koju će evaluator koristiti u procesu istraživanja i analize. Sukladno tome, svaki ToR trebao bi sadržavati: cilj evaluacije, pozadinu i opis projekta, evaluacijska pitanja, preporuke, metodologiju, radni plan i vremenski raspored te koncept izvještaja.

Format evaluacijskog izvještaja prilagođava se cilju evaluacije, ciljnim skupinama te smjernicama i komentarima koje zadaje naručitelj. Obično se evaluacijski izvještaj sastoji od sažetka, uvoda, analize, zaključaka, preporuka i dodataka. Najveća pažnja pridaje se analitičkom dijelu evaluacije i preporukama, dok se uobičajeno deskriptivne informacije (metodologija, lista konzultiranih dionika, opis projekta itd.) svode na minimum i prilažu se u dodacima. Ukoliko je moguće, za svaki zaključak treba navesti i preporuku koja treba biti pragmatična, realna i usmjerena na odgovarajuću ciljnu skupinu.

Evaluacijski kriteriji za EU projekte

Europska komisija definira evaluaciju projekta kao ocjenu relevantnosti, učinkovitosti, efikasnosti, utjecaja i održivosti projekta. Kod evaluacije EU projekata, kriteriji mogu, ali i ne moraju uključivati svih pet navedenih. Naime, ponekad je oportuno koncentrirati se samo na dio kriterija kako bi se postigla dubinska i kvalitetna analiza.

Kriterij relevantnosti odgovara na pitanje primjerenosti ciljeva projekta u odnosu na probleme koji se nastoje riješiti te u odnosu na fizičko i političko okruženje u kojem se projekt odvija. Također, kriterij relevantnosti uključuje ocjenu kvalitete pripreme i formuliranja projekta, to jest logiku i cjelovitost procesa planiranja projekta, unutarnju logiku i koherenciju projektnog dizajna.

Efikasnost se odnosi na ostvarivanje rezultata projekta u okvirima razumnih troškova te pobliže razmatra koliko dobro su inputi odnosno uložena sredstva pretvoreni u aktivnosti u smislu kvalitete, kvantitete i vremenskog okvira, kao i kvalitete postignutih rezultata. Kako bi se utvrdilo je li primijenjen najučinkovitiji postupak, ovaj kriterij obično zahtjeva uspoređivanje s različitim pristupima za postizanje istih rezultata.

Učinkovitost ocjenjuje kako rezultati doprinose ostvarenju cilja projekta te kakav je bio utjecaj pretpostavki na projektna postignuća. Također, taj kriterij obuhvaća ocjenu koristi koje dobiva ciljna skupina, s posebnim osvrtom na žene i muškarce, te ranjive skupine kao što su djeca, stariji te osobe s invaliditetom.

Kod ocjenjivanja utjecaja razmatra se utjecaj projekta na širu okolinu te njegov doprinos višim ciljevima na političkoj i sektorskoj razini (kao što je sažeto u projektnom općem cilju).

Kroz održivost se ocjenjuje vjerojatnost održanja koristi proizašlih iz projekta nakon prestanka priljeva vanjskih izvora sredstava, s posebnim naglaskom na postojanje vlasništva ciljne skupine nad projektnim rezultatima.

Zaključak

Iako se na evaluaciju često gleda kao na posljednji korak kojim projekt završava i kojim se zatvara projektni ciklus, na evaluaciju se može gledati kao na prvi korak novog ciklusa i novog projekta. Najveća vrijednost evaluacije ovisi upravo o kvaliteti i kredibilnosti danih preporuka koje trebaju biti realne, provedive i korisne te dati direktnu uputu na način kreiranja još boljeg, uspješnijeg i učinkovitijeg budućeg projekta.

Napomena: Točni rezultati zadaća moći će se provjeriti na ovoj stranici sljedeći ponedjeljak. Na zadatke nije moguće dobiti individualne komentare.

Klikom na ovaj link možete preuzeti Obrazac za izradu završnog rada u sklopu Virtualne učionice pisanja EU projekata.

Vrtovi Hrvatske
Mala škola imuniteta:
Koji vitamini i minerali brane naše tijelo?
PBZ
DIGITALNO DOBA
Iz udobnosti vaše fotelje: digitalne usluge koje će vam olakšati svakodnevicu
Napišite prvi komentar!

Za komentiranje je potrebna prijava/registracija. Ako nemate korisnički račun, izaberite jedan od dva ponuđena načina i registrirajte se u par brzih koraka.