Odlazak javnom bilježniku za većinu je građana situacija s kojom se susreću tek povremeno, najčešće kada treba ovjeriti potpis na dokumentu, sastaviti punomoć ili pripremiti dokumentaciju za neki važan životni korak, kao što je kupnja stana. Upravo zato nije neobično da mnogi nisu sigurni kako cijeli proces izgleda ni što je sve potrebno za neki pravni posao. Ako se spremate prvi put u javnobilježnički ured, dobro je znati što vas očekuje, koje dokumente pripremiti unaprijed i kako izgleda sam postupak kako biste sve obavili brzo i jednostavno.
Prije dolaska, nazovite i provjerite termin
Pravni poslovi koji se obavljaju kod javnog bilježnika nisu jednakog opsega i trajanja, a za pojedine je potreban prethodni dogovor oko detalja samog pravnog posla i rezervacija termina. Također, ovisno o usluzi, možda će vam trebati i različiti dokumenti (ne samo osobna iskaznica i/ili putovnica) pa informativni razgovor s uredom može spriječiti gubljenje vremena na ponovni dolazak. Ovisno o vrsti pravnog posla koji se treba obaviti, ovisi i trošak, pa i ove detalje možete okvirno doznati u razgovoru prije samog posjeta uredu.
Ovjera potpisa, najčešći prvi susret
Ovjera potpisa jedan je od najčešćih pravnih poslova zbog kojih građani svakodnevno dolaze u javnobilježničke urede.
Za samu ovjeru potrebno je donijeti dokument na kojem se potpis ovjerava, a potpis se u pravilu stavlja pred javnim bilježnikom, i to u dva primjerka. Osoba čiji se potpis ovjerava mora predočiti važeću osobnu iskaznicu ili putovnicu, kao jedine valjane isprave za utvrđivanje identiteta.
Za razliku od posjeta nekim drugim javnim institucijama, kod javnog bilježnika takozvana „bijela“ potvrda o predanom zahtjevu za izdavanje nove osobne iskaznice nije važeći identifikacijski dokument i ne može služiti u svrhu identifikacije.
Građanima se preporučuje da unaprijed provjere koliko će im dodatnih ovjerenih preslika biti potrebno, osobito u situacijama kada se isprava predaje na više različitih mjesta. Time se izbjegava ponovni dolazak u ured i sam postupak postaje učinkovitiji.
Istodobno valja naglasiti da visina troška ovjere potpisa nije stvar osobne procjene javnog bilježnika. Troškovi svih javnobilježničkih radnji, uključujući ovjeru potpisa, propisane su zakonom i podzakonskim propisima koje donosi Ministarstvo pravosuđa, uprave i digitalne transformacije Republike Hrvatske, te javni bilježnici postupaju isključivo u skladu s time.
Važno je i pojasniti da prilikom ovjere potpisa javni bilježnik ne utvrđuje niti provjerava sadržaj dokumenta, te za njega ne snosi odgovornost. Odgovornost za sadržaj isprave isključivo je na osobi koja ju je sastavila, dok javni bilježnik u okviru ovjere potpisa potvrđuje samo identitet potpisnika.
Kada bilježnik odgovara za sadržaj dokumenta?
Kao što smo već naveli, kada dolazite samo na ovjeru potpisa, javni bilježnik ne provjerava sadržaj dokumenta koji potpisujete niti je odgovoran za njegov sadržaj. On zapravo potvrđuje samo jedno, a to je da ste ga upravo vi potpisali. Sve što u dokumentu piše u potpunosti je odgovornost osobe koja ga je sastavila pa prije potpisa svakako dobro proučite tekst koji donosite.
Sasvim je drugačija situacija ako želite da bilježnik dokument sastavi kao javnobilježnički akt ili ako želite potvrdu, odnosno solemnizaciju, u obliku kvalificirane javnobilježničke isprave. U tim slučajevima javni bilježnik preuzima odgovornost za sadržaj dokumenta, što znači da će ga detaljno pripremiti i provjeriti kako bi bio pravno valjan. Budući da takvi postupci zahtijevaju više vremena i pripreme, dobro je posao najaviti unaprijed kako bi se osigurala sva potrebna dokumentacija i kako bi cijeli proces protekao bez komplikacija.
Koje sve usluge možete obaviti u bilježničkom uredu?
Kod javnog bilježnika zapravo možete riješiti mnogo više toga nego što biste na prvu pomislili. Najčešće dolazimo zbog klasičnih ovjera potpisa ili kako bismo potvrdili da je preslika koju nosimo sa sobom istovjetna originalu. No javnobilježnički ured može biti i svojevrsni „one-stop office“ za važne dokumente: ovdje možete zatražiti izvadak iz zemljišne knjige ili sudskog registra, pribaviti rodni ili vjenčani list, potvrdu o državljanstvu ili izvadak iz matice rođenih i umrlih. Ako ste sklopili ugovor o doživotnom ili dosmrtnom uzdržavanju, upravo će javni bilježnik imati evidenciju o tome. Međutim, za sve gore navedene radnje javni bilježnik ima pravo naplatiti trošak sukladno tarifi. Nadalje, javni bilježnik vam može i sastaviti kupoprodajni ugovor, a ako dođete sa svojim primjerkom ugovora, onda samo ovjerava potpis na ispravi.
Također, javni bilježnik podnosi elektronički zahtjev za upis u zemljišnu knjigu. Naime, od 10. veljače 2023. godine sukladno Zakonu o zemljišnim knjigama (Narodne novine, broj 63/19. i 128/22.) prijedlozi za upis u zemljišnu knjigu podnose se elektronički putem javnog bilježnika ili odvjetnika, kao obveznih korisnika elektroničke komunikacije sa sudom putem ZIS-a, čime je uvedena potpuna elektronička komunikacija s zemljišnoknjižnim odjelima te potpuno elektroničko poslovanje sa zemljišnim knjigama. Intencija zakonodavca je bila ubrzati i učiniti postupak ekonomičnijim.
Sve češći zahtjev u kontaktu s državnim tijelima i institucijama je potvrda autentičnosti elektroničke isprave, što se također može obaviti u javnobilježničkom uredu. A tu je i zanimljiva, malo poznata nadležnost: bilježnik može službeno posvjedočiti da se neka radnja ili događaj doista dogodio pred njim, što kasnije može biti ključni dokaz u nekom pravnom postupku.
Kad je u pitanju svijet poduzetništva, javni bilježnici prate cijelu priču, od prvog koraka pri osnivanju trgovačkog društva, preko različitih promjena u trgovačkim društvima, kao što su promjena članova društva, sjedišta ili djelatnosti, pa sve do trenutka kada se trgovačko društvo briše iz sudskog registra. Uz sve to, javni bilježnici su i povjerenici suda u ostavinskim postupcima.
Bilježnici su danas dostupniji nego ikad
Danas su javni bilježnici građanima doslovno „nadohvat ruke“, gotovo svaka gradska četvrt, manji grad ili općina imaju svoj bilježnički ured, što u praksi znači da se većinu poslova može obaviti brzo i bez velikih obilazaka.
Ipak, kao i kod svakog administrativnog postupka, dobra priprema zlata vrijedi. Zato se uvijek preporučuje da prije dolaska nazovete najbliži javnobilježnički ured i dogovorite vrijeme dolaska, osobito ako se radi o složenijem pravnom poslu. Tako izbjegavate čekanje i možete unaprijed pripremiti sve što je potrebno. Većina ureda danas ima i mogućnost kartičnog plaćanja, što je još jedan praktičan korak koji cijeli proces čini jednostavnijim i prilagođenijim svakodnevnom ritmu građana.
Sadržaj nastao u suradnji s Hrvatskom javnobilježničkom komorom.