Koje su to navike pri pisanju i slanju e-mailova koje izluđuju njihove primatelje, donosi Forbes:
1. Naslov e-maila
Namjera: Napišete li u naslov, primjerice, "HITNO", nadate se da ćete naglasiti važnost sadržaja.
Percepcija: Naslov implicira da je vaš e-mail važniji od svih ostalih koje je primatelj dobio. Dobiva se dojam da ste umišljeni i da ne poštujete vrijeme drugih.
2. Pisanje isključivo velikim slovima
Namjera: Velikim slovima nastojite naglasiti što mislite, želite biti sigurni da primatelj zna što vam je važno. Velika slova znače: ova poruka znači da sam pod stresom.
Percepcija: Poruka pisana velikim slovima vrišti s ekrana. Velika slova šalju arogantnu poruku. Jednako je i s uporabom (pre)više interpunkcijskih znakova. Jedan uskličnik je dovoljan.
3. Odgovaranje na pogrešno pitanje
Namjera: Kada kolega iz grupnog e-maila odgovori na pitanje koje se tiče vašeg područja prije nego što ste vi imali priliku odgovoriti, on vas želi "sačuvati" od odgovaranja na pitanje jer, eto, i on također zna odgovor.
Percepcija: To je virtualna verzija vikanja odgovora, a da niste dignuli ruku. Vaši kolege mogli bi pomisliti da podcjenjujete njihov autoritet ili još gore, da imate pik na njihovu poziciju.
4. Zahtjev da vas se uvijek stavi u "CC"
Namjera: Želite izbjeći probleme tako da budete uključeni u sve aktivnosti i da ništa ne propustite.
Percepcija: Ostavljate dojam kontrolirajućeg upravitelja koji ne vjeruje svojim zaposlenicima. Zašto su onda uopće zaposleni?
5. Prepravljanje e-mailova od kolega
Namjera: Želite osigurati da vaši nadležni pred sobom, na vrhu inboxa, imaju e-mail koji nema gramatičke pogreške pa ispravljate e-mail od kolega i ponovno ga šaljete šefu.
Percepcija: Javno sramoćenje kolega neće vas dovesti nikamo. Ovo se neće svidjeti ni vašem šefu ni kolegi.
6. CC-anje
Namjera: Kada s kolegom putem e-maila rješavate konflikt u CC stavite šefa kako biste učinkovito riješili problem.
Percepcija: Ovakvo nešto je podmuklo, ostavlja se dojam ulizivanja šefu jer pred njim želite ocrniti kolegu.
7. Trenutna provjera primitka maila
Namjera: Želite provjeriti je li primatelj primio i pročitao vaše e-mailove i logično vam je da ga odmah nazovete ili mu pošaljete još jedan e-mail.
Percepcija: Ako želite brzi odgovor, učinkovitije je da ga odmah potražite telefonski. Ako pošaljete e-mail ubrzo nakon što ste poslali prvu poruku ispast ćete nestrpljivi.
8. Prečesta uporaba crvene zastavice
Namjera: Pročitaj moj e-mail!
Percepcija: Pretjerate li s uporabom oznake za prioritetni e-mail, samo ćete povećati mogućnost da se vaši budući e-mailovi ne pročitaju.
9. Autoodgovor u kojem objašnjavate da ste prezaposleni i da ćete se javiti čim uhvatite vremena
Namjera: Smatrate da je slanje autoodgovora na svaki e-mail koji ste primili pristojno.
Percepcija: Primatelj dobiva dojam vašeg superiornog stava.
10. Ponovna uporaba starog lančanog maila
Namjera: Želite nekome olakšati tako da cijeli razgovor ima na jednom mjestu. Umjesto da otvorite novi e-mail odgovarate primatelju u starom e-mailu.
Percepcija: Lijeni ste, neorganizirani i imate loše e-mail navike.