Projektno upravljanje - brže do pozitivnih promjena

Kroz pet lekcija VERN'ovih predavača, objavljenih u pet brojeva Večernjeg lista budućim studenima otvara se prozor u svijet poslovne ekonomije. Pročitajte četvrtu lekciju i prijavite se za sudjelovanje u kvizu!
Više o stipendiji i kvizu: www.vern.hr/point/stipendija

Projektno upravljanje - brže do pozitivnih promjena

Potrebu za povećanjem kvalitete života prati brz napredak tehnologije, znanstvena otkrića i sveukupni razvoj društva. Jedna od posljedica takvog napretka jest povećanje složenosti u gotovo svim segmentima rada. Kako bismo se uspješno nosili s novim potrebama neophodno je korištenje projektnog upravljanja. Projektni rad može ubrzati postizanje ciljeva, doprinijeti učinkovitosti timskog rada i poboljšati kvalitetu komunikacije svih zainteresiranih strana.

Svrha i cilj projekta – ključne odrednice

I dok je projekt sam po sebi skup aktivnosti koje imaju specifičan cilj, zadan rok i definirane resurse, upravljanje projektima je menadžerska disciplina. Vođenje projekta započinje definiranjem okvira projekta. Najvažnije je odrediti svrhu projekta koja određuje zašto pokrećemo projekt, tj. koju pozitivnu promjenu očekujemo, a odmah potom i specifični cilj kojim tu promjenu želimo postići. Primjerice, ako je svrha projekta uvesti promjene u poslovanje tvrtke kojima ćemo povećati zaštitu okoliša, jedan projekt može imati specifičan cilj povećati svjesnost zaposlenika o važnosti racionalne potrošnje električne energije i vode, a drugi projekt može imati za cilj uvesti korištenje obnovljivih izvora energije. Prvi će se baviti organizacijom edukacije zaposlenika o mogućim načinima štednje, a drugim će se instalirati sustav solarnih kolektora. Uz navedeno, okvirom definiramo i očekivano trajanje projekta i resurse na raspolaganju za postizanje ciljeva. Zatim slijedi proces planiranja.

Podjela većeg posla u manje cjeline

Voditelj projekta ima na raspolaganju niz načina kako detaljnije razraditi ciljeve i očekivanu kvalitetu isporuke, a posebno kako razraditi aktivnosti kojima će se očekivane isporuke realizirati. Jedna od najpoznatijih metoda je WBS (Work Breakdown Structure), struktura podjele većeg posla u manje cjeline. Predstavlja razradu projekta od većih grupa aktivnosti do pojedinih zadataka koji su dovoljno konkretni i jasni da omogućavaju jednostavnu procjenu koliko će aktivnost trajati, te koliko resursa je za nju potrebno, npr. troškove za materijal i uslugu, ali i angažman djelatnika, te opremu koju ćemo koristiti. Kad imamo popis aktivnosti, možemo izraditi kalendar projekta i proračun, a upravo su oni temelj za praćenje i kontrolu dinamike realizacije projekta.
Zanimljivo je kako različitim aktivnostima možemo postići iste isporuke. Npr. ako tvrtka uvodi e-poslovanje, do web aplikacije može doći kupnjom gotovog rješenja ili drugim aktivnostima kao što su programiranje i implementacija vlastitog rješenja. Različiti timovi različito prilaze načinu realizacije projekta, što ovisi o nizu faktora, npr. procedurama tvrtke, liniji financiranja, utjecaju okoline, osobnim iskustvima i dr. I stoga je svaki projekt poseban i jedinstven. Najuspješnije vođenje je ono koje se prilagođava uvjetima u kojem se projekt odvija.

Ključno je da u proces planiranja budu uključeni svi koji će biti odgovorni za provedbu projekta, te da prihvate odgovornost za svoje aktivnosti, ali i projekt u cjelini. Značajka je to timskog rada u kojem su članovi tima motivirani ne samo odraditi kvalitetno svoje zadatke, već su predani ostvarivanju svih projektnih ciljeva. Najbolji voditelji projekta su osobe koje su uspješne u upravljanju ljudskim resursima. Odlične su u komunikaciji, ne samo u smislu razmjene informacija, nego i motiviranju te usmjeravanju na kvalitetu.

Upravljanje rizicima i usklađivanje očekivanja

Upravljanje rizicima još je jedan velik i važan segment upravljanja projektima, posebno kompleksnim projektima na koje intenzivno utječu promjene u okolini, npr. tehnološke, političke i druge promjene.
Vođenje projekta nema samo svrhu postići projektni cilj u zadanim vremenskim i financijskim okvirima, već i osigurati da su usklađena očekivanja od projekta od strane svih koji su uključeni u projekt;  korisnika, projektnog tima, naručitelja, dobavljača, ali i poslovne i društvene okoline na koju će projekt utjecati. To je stoga što želimo da rezultati našeg rada budu prihvaćeni i trajno vidljivi i nakon što je tim formalno završio projekt.
Sve su to poruke koje uz vještine vođenja projekata usvajaju studenti VERN'a na kolegiju Upravljanje projektima, a vjerujemo da je to, uz ostala znanja koja stječu, važan temelj za uspjeh generacije koja će mijenjati poslovni svijet u inovativniji, ali i društveno odgovorniji.

Karolina Horvatinčić zaposlena je u Institutu za međunarodne odnose. Na Veleučilištu VERN'u predaje kolegij Upravljanje projektima studentima Poslovne informatike i Ekonomije poduzetništva. Ima bogato iskustvo u vođenju domaćih i  međunarodnih projekata.