Iza svakog uspješnog muškarca stoji žena, to svi znamo, ali iza svakog uspješnog eventa stoji niz odluka koje se donose puno ranije nego prvi plakati budu postavljeni po gradu i prvi banneri osvanu na webu. Bilo da je riječ o koncertu ili konferenciji, sportskom događaju ili kazališnoj predstavi, iza takvih evenata stoji prava mala “nevidljiva vojska ljudi” koja brine o svim aspektima uspješne organizacije događaja. Upravo o tom “nevidljivom” dijelu organizacije razgovarali smo s dvoje iskusnih organizatora, Manuelom Šolom, vlasnice agencije Komunikacijski laboratorij, i Draženom Novakom, direktorom marketinga Večernjeg lista.
Kako nastaju veliki koncerti i konferencije?
Kako su naglasili sugovornici, ideja za koncert ili općenito neko veće događanje rijetko je stvar pukog slučaja, odluke se donose na temelju podataka, od interesa čitatelja ili posjetitelja do rasta popularnosti izvođača do trendova u žanrovima. Nakon odabira izvođača slijedi pronalazak adekvatne dvorane i prostora, definiranje troškova i cijena ulaznica te precizne kalkulacije troškova i prihvatljivih rizika. Tek tada kreće onaj dio koji mi vidimo, prodaja ulaznica i promotivna kampanja.
S druge strane, Manuela Šola govorila je iz perspektive organizacije konferencija, prije svega popularnog Future Tensea. Kod takvih projekata planiranje započinje čak i godinu i pol dana unaprijed. “Mi prvo slažemo sadržaj, a tek onda organizaciju”, naglašava Šola. Upravo zato im je važno imati sustav koji prati kompleksnost cijelog procesa, ali je istovremeno intuitivan i fleksibilan.
Sugovornici su istaknuli kako Entrio ne koriste samo kao prodajni kanal, već kao alat za upravljanje cijelim događajem, od kreiranje eventa, definiranja termina, lokacije, kategorija i cijena ulaznica, praćenje prodaje u realnom vremenu. To je, ističu oboje, ključno kada se paralelno radi više evenata i kada nema vremena za savladavanje kompliciranih alata. Svaki korak pomaže organizatorima da donose bolje odluke, optimiziraju kampanje i na kraju organiziraju event u kojem će svi uživati.
Fleksibilnost je preduvjet za uspjeh
Brzina i točnost informacija također su presudni jer sustav omogućava praćenje statistika kako bi se u svakom trenutku znalo koliko je ulaznica prodano, tko je došao na događaj i koja je struktura publike. U slučaju nepredviđenih situacija na koje su svi organizatori navikli, komunikacija s posjetiteljima može se obaviti brzo i s jednog mjesta, čime se negativne reakcije svode na minimum.
I Novak i Šola slažu se u jednom, fleksibilnost je preduvjet uspješnog eventa. Promjene tijekom organizacije su neizbježne, a mogućnost da ih organizator samostalno brzo odradi, od korekcije cijena do izmjena satnica, čini razliku između kaosa i kontrole. Zato Entrio kao jedina regionalna event intelligence agencija uz tehnologiju i za industriju bitne podatke nudi i podršku te razumijevanje organizatorskih potreba, bolje planiranje i komunikaciju te dodatno učvršćuje osjećaj sigurnosti.
Sadržaj nastao u suradnji s Entrio tehnologije.