Pred Vama je 8. predavanje Virtualne učionice pisanja EU projekata - fleksibilnog, virtualnog i besplatnog tečaja kako uspješno napisati EU projekt.
Kurikulum kao i sva dosad objavljena predavanja i zadaće možete naći klikom na link. Na Facebooku je otvorena grupa za polaznike Virtualne učionice. Na njoj možete postavljati pitanja, komentirati i rješavati zadatke zajedno s drugim polaznicima.
Aktivnosti u projektu predstavljaju operativni plan za postizanje utvrđenih očekivanih rezultata. One su planirani zadaci koji se provode po određenom kronološkom redoslijedu u okviru zadanog vremenskog rasporeda.
Plan aktivnosti
Projektni prijedlog sadrži opis plana aktivnosti čijom se pravovremenom i kvalitetnom provedbom dolazi do rezultata, a time i ostvarenja svrhe i općeg cilja projekta.
Plan aktivnosti treba sadržavati program aktivnosti, uloge prijavitelja i partnera u tim aktivnostima te sažeti opis aktivnosti i njihovo trajanje, ali plan aktivnosti prvenstveno treba pokazati logičan slijed dizajna aktivnosti i kasnije provedbe, međusobnu uzročno-posljedičnu povezanost i opravdanost odabira navedenih aktivnosti sa svrhom ispunjenja ciljeva. Navedene smjernice treba imati u vidu kod formiranja aktivnosti i njihove strukture kako bi se postigla prikladnost i izvedivost aktivnosti, kao i njihova učinkovitost u ostvarenju rezultata. Osim toga, ovako složene aktivnosti dopuštaju kreiranje relevantnih pokazatelja uspješnosti provedbe projekta i učinka nad ciljnom skupinom, ali i konkretno određenih uloga i doprinosa partnera. Razina opisa pojedinih aktivnosti i/ili skupina aktivnosti ovisi o sektorskom području intervencije, opsegu projekta i utvrđenim načinima provedbe projekta.
Kada govorimo o detaljnim aktivnostima i njihovoj učinkovitosti, nužno je identificirati i detaljno opisati svaku aktivnost koja se želi poduzeti kako bi se ostvarili rezultati. Pritom je potrebno opravdati odabir aktivnosti, navesti njihov redoslijed i međusobnu povezanost te specificirati ulogu svakog partnera ukoliko oni postoje. Detaljne aktivnosti valja sagledati prilikom izrade projektnog prijedloga zajedno sa njihovom vremenskom i troškovnom stranom. Aktivnosti treba pokazati u neposrednom odnosu na rezultate, i to tako da će aktivnosti koje vode rezultatu 1 biti numerirane 1.1., 1.2. itd., i pritom jasno naglašavati tu vezu. Preporuča se tu vezu ponoviti i u tekstu projektnog prijedloga.
Svaka aktivnost mora biti objašnjena na način da je jasna čitatelju koji potencijalno ne poznaje područje koje se opisuje. Osim toga, aktivnosti treba prikazati kronološki uz specifikaciju rezultata koje će generirati. Također je važno da se iz svake aktivnosti vidi korisnost za ciljnu skupinu, odnosno mora se pokazati na koji način pojedini alati i metodologija provedbe aktivnosti doprinose postizanju rezultata koji su od koristi za potrebe ciljnih skupina. Aktivnost mora imati: svoju logiku, razlog zbog kojeg je odabrana, subjekte koji ju provode, kvantificirane mjerljive direktne rezultate, definirane metode provedbe, lokaciju, precizirano razdoblje provedbe i trajanje te listu troškova koji su potrebni za ostvarenje.
Vremenski plan aktivnosti
U tom smislu, vremenski dijagram treba izgrađivati istovremeno kada i aktivnosti, respektirajući povezanost pojedinih aktivnosti (npr. završetak jedne aktivnosti uvjetuje početak sljedeće aktivnosti). Što je više takvih uvjetovanih veza među aktivnostima, to je veći rizik pomanjkanja vremena za provedbu aktivnosti. Ukoliko vremenski plan pokaže da se aktivnosti ne mogu izvesti do previđenog kraja projekta, uputno je vratiti se na konstrukciju projekta i logičke matrice te zamijeniti određenu aktivnost nekom drugom koja može dovesti do ostvarenja istih ciljeva. Ako to nije moguće, treba razmisliti o cijepanju projekta na faze ili nekom drugom obliku korekcije.
Održivost projekta
Kod ocjenjivanja odnosno odabira projekata za financiranje naglasak je često stavljen na utjecaj projekta izvan kruga projektnih partnera i na konkretne planove širenja i korištenja projektnih rezultata, odnosno na održivost. Obično se održivost projekta veže uz aktivnosti nakon završetka financiranja, no održivost se odnosi i na fazu financiranja odnosno provedbe projekta kao i na dugoročnu održivost rezultata.Održivost se odnosi na kapacitet projekta da rezultati, ishodi i/ili aktivnosti nastave postojati i funkcionirati nakon završetka financiranja od strane donora. Projektni rezultati se koriste i iskorištavaju kontinuirano tj. u dugoročnom razdoblju. Projekt se može smatrati održivim ako su relevantne aktivnosti nastavljene i ako su outputi zadržani ili dalje razvijeni nakon završetka EU financiranja.
Aspekti koji su neophodni za aktivnosti nadogradnje (tzv. follow-up) po provedbi i završetku projekta su financijska, institucionalna, politička i okolišna održivost.
Financijska održivost
Odnosi se na financiranje tzv. follow-up aktivnosti odnosno na izvore prihoda za operativne troškova i troškove održavanja. Primjerice, ukoliko je izrada web portala bila jedna od glavnih aktivnosti diseminacije rezultata i komuniciranja s javnošću, tko će održavati stranicu nakon završetka projekta i kako će se pokriti troškovi održavanja; ako je razvijen novi edukacijski program, hoće li se on nastaviti nakon završetka projekta, kako će se financirati njegovo izvođenje itd. Kako projekte obično prijavljuju korisnici (tj. prijavitelj i partneri) kojima projektne aktivnosti u određenoj mjeri spadaju u redovan okvir poslovnih aktivnosti, očekuje se da će barem jedan od partnera dalje nastaviti razvijati i održavati rezultate dobivene projektom. Potrebno je razmisliti na koji sve način „duh“ projekta može ostati u institucijama koje su ga prijavile. Da bi se osigurala održivost, kroz cijelu provedbu potrebno je sustavno pratiti i preispitivati aktivnosti i ciljeve vodeći se gore navedenim pitanjima. Kada govorimo o financijskoj održivosti, potrebno je pratiti novčani tijek, potencijalne opasnosti i dodatne prilike za financiranje, potencijalne probleme prihvatljivost troškova i povrata itd.
Institucionalna održivost
Kada govorimo o institucionalnoj održivosti, zapravo se radi o strukturama koje će omogućiti nastavak rezultata projekta po završetku financiranja, dogovoru o izgradnji kapaciteta, lokalnom vlasništvu nad projektima itd. Pitanje se odnosi na podršku institucionalnih dionika projektnim rezultatima, programima i /ili aktivnostima kroz institucionalno financiranje, marketing, okupljanja u klastere itd. Također, ukoliko su projektom stvorene nove institucije, potrebno je postaviti pitanje kakvi su njihovi kapaciteti, može li se provedba dugoročno nastaviti (obučenost osoblja, financijska sredstva, oprema) te mogu li partneri preuzeti nastavak provedbe.
Održivost na razini politika
Održivost na razini promicanja javnih politika, odnosno policy dimenzija odnosi se na poboljšanje stručne prakse, zakonodavstva, uvođenja novih metoda rada itd. Iako projekti nemaju uvijek ovu dimenziju, poželjno je razmisliti jesu li diseminacijski kanali koji se koriste na projektu dostatni da dovedu do promjene na lokalnoj, regionalnoj ili nacionalnoj razini. Primjerice, ako je projekt razvio nove inovativne metode rada s osnovnoškolcima i uvrstio je osnovne diseminacijske aktivnosti prema drugim školama u projektne aktivnosti, je li ta mreža partnera i suradnika izvan projekta dovoljno velika da se prenese znanje o novoj metodi rada na druge škole te je li predviđeno da se i oni uključe u tu aktivnost; je li projekt uključio diseminacijske aktivnosti prema ostalim obrazovnim institucijama i doveo do promjene načina rada, predložio razvijeni model na ključne nacionalne institucije koje donose odluke u ovom području i predstavio ih kao primjer inovativnog pristupa itd.
Okolišna održivost
Iako načelno nije u fokusu projekata koji se ne bave ovom temom ili temom koja se oslanja na zaštitu prirode i okoliša te energetsku i klimatsku održivost, okolišnu održivost vrlo je jednostavno uočiti ili/i u projekt ugraditi „zelene“ aktivnosti u svom radu, kao što su korištenje obnovljivih izvora energije, smanjenje emisije ugljičnog dioksida, učinkovito korištenje energije itd.
Zaključak
Iz projekta mora biti jasno da su aktivnosti opravdane i neophodne za postizanje ciljeva, da su sagledane u odnosu na troškove, predstavljaju dodanu vrijednost za ciljne skupine i da se može utvrditi efektivnost troškova u odnosu na rezultate koji će se postići. Također, kada se radi o održivosti, treba obratiti pozornost na to da kvalitetan sustav praćenja ne smije biti fokusiran na potrebe donatora ili kreatora politike, već treba pratiti potrebe ciljnih skupina, krajnjih korisnika, provoditelja projekta i njihovih partnera. U suprotnom, može se očekivati slabiji efekt ostvarenja rezultata i koristi, slabiji razvoj lokalnih kapaciteta, a samim time i neodrživost projektnih rezultata i koristi.
Napomena: Točni rezultati zadaća moći će se provjeriti na ovoj stranici sljedeći ponedjeljak. Na zadatke nije moguće dobiti individualne komentare.
